按照《高等学校档案管理办法》的规定要求，请各单位将本部门2016年产生的属归档范围的各类文件资料按归档要求整理好移交档案馆。若有2016年度以前未归档的档案，按要求分年度整理好一并归档。现就有关事项通知如下： 

一、归档范围 

（一）凡本单位在2016年1月1日至12月31日中，在教学科研、党政管理等活动中形成的凡是记载和反映学校主要职能活动、具有查考和利用价值的各种类型和载体形式（纸质、照片（毕业照）、磁盘、录像带等）的文件材料和实物均应归档保存。 

（二）以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗、徽章等（省级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案。 

（三）各单位立卷归档的具体范围参见《海南热带海洋学院档案归档范围和保管期限表》（附件2）。 

二、归档要求 

（一）各单位履行好归档职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。 

（二）凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。 

（三）重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。 

（四）归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。 

（五）归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。 

（六）归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘（一式3份）。 

三、资料移交程序 

（一）移交检查。各部门做好本部门文件材料移交工作，材料移交时，双方当面检查，档案馆工作人员按归档范围要求进行筛选，以防漏归，确保文件材料的规范、完整、齐全。 

（二）移交手续。各部门请认真填写文件材料移交目录，须本单位负责人签字盖章，移交清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备用，电子版发邮箱至：qzudag@126.com。 

（三）归档移交时间。各单位、各部门请于3月15日前将文件材料送交学校档案馆。 

（四）移交地点：档案馆（行政楼602室），联系电话：88825073。如有疑问，请与档案馆联系，档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。 

附件 1.海南热带海洋学院各部门档案归档范围 

          2.海南热带海洋学院文件移交目录表 

                                     档案馆 

                                       2017年2月24日